Sistem penilaian kinerja personel berdasarkan KPI semakin populer di Rusia. Keuntungan utama dari mekanisme tersebut adalah dalam refleksi rasional dari kegiatan perusahaan.
KPI: ada apa
KPI (KPI) adalah singkatan bahasa Inggris untuk "indikator kinerja utama", dalam bahasa Rusia disebut sebagai KPI – indikator kinerja utama (kadang-kadang parameter). Tetapi dalam bunyi asing asli itu digunakan sebagai norma. KPI adalah sistem yang memungkinkan Anda untuk mengevaluasi kinerja karyawan perusahaan untuk mencapai tujuan (strategis dan taktis).
"Indikator kunci" memungkinkan perusahaan untuk menganalisis kualitas strukturnya, potensi dalam memecahkan masalah. Atas dasar KPI, sistem manajemen tujuan juga dibentuk. Ini adalah faktor yang paling penting: jika tidak ada tanda-tanda indikator kinerja penargetan, maka tidak ada yang bisa diterapkan pada “indikator utama”. Manajemen berdasarkan tujuan dan KPI adalah dua fenomena yang saling terkait. Yang pertama melibatkan, pertama-tama, meramalkan hasil kerja, serta merencanakan bagaimana hasil tersebut akan dicapai.
Siapa yang membuat KPI?
Sejarah tidak memberikan jawaban yang jelas untuk pertanyaan iniAnda dapat melihat bagaimana manajemen dunia memahami KPI, apa itu dan mengapa mereka berguna. Pada akhir abad ke-19 dan awal abad ke-20, sosiolog Max Weber menetapkan bahwa ada dua cara untuk mengevaluasi pekerjaan karyawan: yang disebut "sultan" dan meritokratis. Menurut yang pertama, bos ("sultan") atas kebijaksanaannya sendiri menilai seberapa baik seseorang mengatasi tugasnya. Awal rasional di sini memainkan peran sekunder, yang utama adalah persepsi emosional murni dari pekerjaan bawahan.
Metode meritokratis adalah ketika hasil kerja dievaluasi dengan pencapaian nyata, dengan melibatkan mekanisme pengukuran yang objektif. Pendekatan ini diadaptasi oleh ahli teori manajemen di negara-negara Barat dan secara bertahap mengkristal menjadi apa yang kita kenal sebagai sistem KPI. Peran penting dalam sistematisasi evaluasi rasional kinerja personel dimainkan oleh karya Peter Drucker, yang dianggap telah mengubah manajemen menjadi disiplin ilmu. Konsep ilmuwan secara langsung menyatakan bahwa ada tujuan, tetapi ada penilaian tingkat pencapaiannya melalui indikator kinerja utama.
Manfaat KPI
Sisi positif utama dari sistem KPI adalah adanya mekanisme evaluasi tenaga kerja dan pekerjaan perusahaan secara keseluruhan yang transparan kepada seluruh karyawan perusahaan. Hal ini memungkinkan pihak berwenang untuk mengevaluasi kinerja semua struktur bawahan secara real time, memprediksi bagaimana tugas akan diselesaikan dan tujuan tercapai. Kelebihan KPI berikutnya adalah manajemen memiliki alat untuk menyesuaikan pekerjaan bawahan jika hasil saat ini tertinggal.dari yang direncanakan.
Jika, misalnya, pengukuran kinerja pada semester pertama tahun ini menunjukkan bahwa parameter kinerja tertentu tidak cukup tinggi, maka lokakarya diadakan untuk mengidentifikasi alasannya dan mendorong karyawan untuk bekerja lebih baik setelah enam bulan ke depan. Sisi positif lain dari KPI adalah umpan balik antara spesialis dan manajer. Yang pertama tidak hanya akan menerima instruksi dan terkadang terlihat bias, tetapi komentar yang beralasan, yang kedua akan meningkatkan kinerja dengan menyebutkan kesalahan dan kekurangan dalam pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan.
KPI kontra
Hasil penilaian dalam kerangka KPI (indikator kinerja seperti itu) dapat ditafsirkan tidak cukup benar, dan ini adalah kelemahan utama dari sistem ini. Sebagai aturan, kemungkinan terjadinya masalah seperti itu semakin rendah, semakin banyak perhatian diberikan pada tahap pembentukan kriteria tentang cara mengevaluasi parameter kinerja. Kekurangan lain dari KPI adalah bahwa perusahaan harus menghabiskan banyak sumber daya untuk menerapkan sistem ini (dihitung, sebagai suatu peraturan, dalam waktu, tenaga dan keuangan). Kita berbicara, tentu saja, tentang bekerja pada parameter kunci efektivitas tingkat elaborasi yang tepat. Ada kemungkinan bahwa pelatihan ulang karyawan dalam skala besar akan diperlukan: spesialis - dengan maksud untuk mengubah tugas, dan karenanya kondisi kerja, sementara manajemen harus menguasai metode baru untuk menilai pekerjaan bawahan. Perusahaan mungkin tidak siap memberi tim waktu ekstra untuk dikuasaiinovasi.
detail implementasi KPI
Tugas utama saat menerapkan sistem KPI (“dari awal”) adalah mencegah sikap negatif karyawan terhadapnya. Oleh karena itu, manajemen perusahaan perlu menyampaikan dengan jelas arti dan manfaat praktis dari inovasi kepada setiap bawahan, yang pekerjaannya akan dievaluasi efektivitasnya selanjutnya. Metode terbaik di sini, menurut beberapa ahli dari bidang SDM, adalah presentasi individu, penjelasan kepada spesialis di posisi tertentu: KPI - apa itu dan mengapa menerapkan sistem ini di perusahaan.
Adalah kesalahan untuk memaksakan parameter efisiensi berdasarkan pesanan, tetapi langkah yang diperlukan adalah banding dari pejabat tinggi perusahaan. Jika, misalnya, seorang manajer lini memberi tahu bawahan di departemennya tentang implementasi KPI yang akan segera terjadi, maka informasi ini juga harus dikonfirmasi oleh CEO. Spesialis harus memahami bahwa sistem indikator kinerja utama bukanlah penemuan bos, tetapi merupakan elemen dari kebijakan strategis seluruh perusahaan.
Waktu optimal untuk implementasi KPI
Ada pendapat di antara para ahli bahwa indikator KPI, jika kita berbicara tentang suatu sistem, harus diterapkan secara bersamaan di semua tingkat manajemen perusahaan - dari spesialis biasa hingga manajer puncak. Menurut sudut pandang ini, waktu pelaksanaan indikator kinerja utama tidak dapat diperpanjang dalam waktu: sistem mulai bekerja segera. Satu-satunya pertanyaan adalah bagaimana memilih momen peluncurannya secara optimal. Ada sudut pandang yang cukup untuk memberi tahukaryawan tentang dimulainya KPI dalam waktu sekitar tiga bulan. Ini cukup bagi staf perusahaan untuk mempelajari secara spesifik penilaian masa depan atas efektivitas pekerjaan mereka.
Ada juga tesis bahwa untuk beberapa waktu KPI dapat bekerja secara paralel dengan sistem pembayaran sebelumnya. Bergantung pada tingkat liberalisme pihak berwenang, karyawan akan dapat memilih skema mana yang akan dia bayar. Anda dapat sepenuhnya memotivasi seseorang untuk bekerja sesuai dengan KPI baru melalui bonus dan bonus, kondisi penerimaan yang akan dijabarkan dengan jelas dalam parameter kunci.
Tahap membuat sistem KPI
Sebenarnya, pengenalan mekanisme KPI didahului oleh beberapa tahap pekerjaan persiapan. Pertama, ini adalah periode yang terkait dengan perumusan tujuan strategis yang ditetapkan untuk perusahaan. Sebagai bagian dari tahap kerja yang sama, konsep umum dibagi menjadi area taktis, yang efektivitasnya akan diukur. Kedua, ini adalah pengembangan indikator kinerja utama, definisi esensinya. Ketiga, ini bekerja pada pembagian kekuasaan resmi terkait dengan penerapan sistem, sehingga setiap penanggung jawab mengajukan pertanyaan seperti “KPI - apa itu?”
Dengan demikian, semua indikator akan ditetapkan ke individu (divisi) tertentu di perusahaan. Keempat, proses bisnis saat ini mungkin perlu disesuaikan (jika strategi yang diperbarui memerlukannya). Kelima, pengembangan sistem motivasi barukaryawan, membuat formula penggajian berdasarkan kriteria baru. Setelah menyelesaikan semua prosedur yang ditentukan, Anda dapat memulai sistem KPI.
persyaratan KPI
Seperti disebutkan di atas, KPI adalah indikator kinerja utama yang terkait erat dengan tujuan perusahaan. Kualitas pengembangan penargetan menjadi syarat utama sistem KPI. Tujuan dapat dibentuk menurut prinsip yang berbeda, tetapi salah satu yang paling populer di lingkungan SDM adalah konsep SMART. Berarti "spesifik" (spesifik), "terukur" (measurable), "dapat dicapai" (achievable), "relevan dengan hasil" (relevant), "terikat waktu" (time-bound), dan, sebagai hasilnya, memberi KPI yang berhasil dan berkualitas.
Contoh sasaran yang memenuhi kriteria ini: "membuka begitu banyak (terukur) gerai (spesifik) di sebuah kota (relevan) pada kuartal pertama (terikat waktu)", atau "menjual begitu banyak tiket pesawat ke dan negara seperti itu dalam tiga minggu. Setiap tujuan harus dibagi menjadi tugas, yang, pada gilirannya, direduksi ke tingkat KPI pribadi (untuk karyawan atau departemen). Angka optimal menurut beberapa ahli adalah 6-8.
Otomasi KPI
Salah satu faktor keberhasilan implementasi KPI adalah infrastruktur teknologi. Karena indikator kinerja utama adalah seperangkat indikator rasional, komputer akan melakukan pekerjaan yang sangat baik dengan indikator tersebut. Ada banyak solusi perangkat lunak untuk mengelola KPI. Kemungkinan yang tersedia dalam distribusi semacam itu cukup luas. Pertama, itu nyamanpenyajian informasi (dalam bentuk grafik, analitik, dokumentasi) tentang proses yang terkait dengan KPI. Apa yang diberikannya? Terutama, kesatuan persepsi data, mengurangi kemungkinan salah tafsir angka. Kedua, adalah otomatisasi pengumpulan dan penghitungan indikator kinerja. Ketiga, ini adalah analisis multidimensi (dengan volume angka yang sangat besar), yang akan sulit dilakukan oleh seseorang tanpa program. Keempat (dengan adanya infrastruktur jaringan), itu adalah pertukaran informasi antara karyawan individu dan pembentukan saluran umpan balik "bos-bawahan".
