Surat promosi - teks komersial yang berisi informasi untuk calon konsumen tentang produk atau layanan Anda. Tujuan surat tersebut adalah untuk menarik perhatian pembeli pada produk Anda. Email promosi adalah alat penjualan hebat yang memungkinkan Anda mendapatkan banyak tanggapan dan meningkatkan pesanan. Namun, pertanyaan tentang bagaimana menulisnya menyebabkan kebingungan total. Ini akan membantu contoh surat promosi yang dapat digunakan sebagai template.
Cara menulis surat penjualan
Surat promosi berisi uraian tentang barang dan jasa yang ditawarkan sedemikian rupa untuk merangsang minat calon pembeli.
Setiap organisasi yang terlibat dalam kegiatan komersial harus memperhatikan iklan produk atau layanan. Ada dua jenis surat promosi:
- Dokumen yang berisi informasi tentang perusahaan itu sendiri.
- Surat yang menjelaskan produk dan layanan yang ditawarkan.
Juga, berbagai buletin, brosur dengan informasi lebih rinci tentang barang digunakan dalam iklan. Mereka tidak berlaku untuk surat promosi dan, sebagai aturan, dikeluarkan atas permintaan pembeli, yang sudah memiliki informasi utama tentang perusahaan dan produknya.
Aturan penulisan surat penjualan perusahaan
Saat menulis surat penjualan, aturan berikut harus diperhatikan:
- Informatif. Teks harus ringkas, informatif, esensial. Tidak perlu menawarkan pembeli deskripsi rinci tentang perusahaan dan produknya. Penting untuk menyampaikan informasi paling penting yang mencerminkan keunikan perusahaan, perbedaan antara penawarannya dan yang lainnya.
- Singkatnya. Email promosi tidak boleh lebih panjang dari satu halaman. Salinan iklan besar kemungkinan besar tidak akan terbaca.
- Tidak mengganggu. Jangan menawarkan produk Anda terlalu mengganggu, agar tidak mengganggu pembaca. Teks harus tidak mengganggu dan persuasif.
- Akurasi. Anda tidak boleh melebih-lebihkan keunggulan perusahaan atau produk individu, hanya memposting informasi yang telah terbukti dalam praktik. Jangan menyesatkan calon pelanggan.
- Keketatan dan rasionalitas dalam desain. Surat itu harus ditulis pada formulir dengan semua rincian yang diperlukan tanpa registrasi yang berlebihan. Lebih baik menggunakan font huruf minimal 13 pt dengan spasi satu setengah baris. Contoh surat iklan membantu untuk memahami fitur desain dengan baik.
Urutan penulisan
Saat menulis surat penjualan, Anda harus mematuhitatanan yang telah ditetapkan. Di bawah ini Anda dapat melihat contoh nyata dari email promosi.
Jika tujuan utama surat adalah untuk menarik perhatian pada barang dan jasa tertentu, maka harus dibentuk sebagai berikut:
- Hubungan (misalnya: "Bapak dan Ibu yang terhormat!").
- Informasi singkat tentang perusahaan Anda.
- Daftar produk dengan fitur utama.
- Istilah tambahan.
- Kemungkinan bentuk kerjasama (pembelian eceran atau grosir, penawaran jasa, dan sebagainya).
- Ekspresi kemungkinan memberikan informasi tambahan tentang barang, contoh barang.
- Ungkapan harapan untuk kerjasama yang panjang dan saling menguntungkan.
- Tanda Tangan.
Jika tujuan surat tersebut adalah untuk memperkenalkan perusahaan, maka susunannya sebagai berikut:
- Mengalamatkan penerima.
- Informasi singkat tentang perusahaan Anda.
- Kegiatan utama perusahaan, kelebihannya, pencapaiannya, keunggulannya dibandingkan dengan perusahaan lain.
- Kemungkinan bentuk kerjasama.
- Mengungkapkan kemungkinan memberikan informasi tambahan tentang perusahaan.
- Ungkapan harapan untuk kerjasama yang panjang dan saling menguntungkan.
- Tanda Tangan.
Lihat contoh email penjualan untuk lebih memahami strukturnya. Tergantung pada tujuan yang ditetapkan, struktur teks dapat berubah.
Hanya beberapa kata tentang alat bantu penting seperti tanda tangan. Dalam praktiknya, surat penjualanditandatangani tidak hanya oleh kepala perusahaan, tetapi juga oleh karyawan biasa. Namun, untuk memastikan tingkat kepercayaan yang tinggi dan memiliki dampak yang lebih besar pada calon klien atau mitra, lebih baik untuk menandatangani surat tersebut kepada manajer atau salah satu wakilnya.
Contoh surat promosi dan informasi. Pembukaan studio foto
Yang Terhormat!
Di jalan. Lenin (pusat perbelanjaan "Aladdin", lantai 1) membuka studio foto baru "Dunia Fotografi".
Fotografer studio profesional menawarkan layanan berikut kepada Anda:
- memotret pernikahan, acara keluarga lainnya;
- sesi foto studio di pedalaman;
- produksi photobook, album kelulusan;
- cetak foto digital;
- mengembalikan foto lama;
- membuat potret artistik.
Di studio Anda dapat membeli:
- bingkai foto;
- album foto;
- kamera, lensa, dan aksesori terkait.
Menunggumu di studio foto kami!
Contoh surat penjualan dengan gambaran umum perusahaan
Rekan-rekan yang terhormat!
Perusahaan kami telah beroperasi di pasar pakaian rajut selama lebih dari sepuluh tahun. Kami menawarkan pakaian rajut dari Perancis, Belgia, Italia dan Spanyol. Selama bertahun-tahun kerjasama, perusahaan telah mengukuhkan statusnya sebagai mitra terpercaya, menyediakan pelanggan dengan produk berkualitas tinggi dengan harga terjangkau.
Kami terlibat dalam pengangkutan produk-produk ini ke negara-negara CIS dan menyediakannyaasuransi.
Untuk musim panas 2018, kami telah membentuk koleksi pakaian rajut modis baru dalam kisaran harga yang luas.
Jika Anda tertarik dengan penawaran kami, kami siap mengirimkan daftar harga terperinci dan menjawab semua pertanyaan Anda.
Kami menantikan kerjasama yang panjang dan bermanfaat.
Dengan hormat, direktur perusahaan (nama perusahaan, nama keluarga, nama, patronimik direktur dan tanda tangan).
Mengirim email promosi
Surat yang bersifat periklanan mungkin berisi berbagai informasi, tetapi struktur teks semacam itu, sebagai suatu peraturan, sesuai dengan yang disajikan di atas. Selanjutnya, pertanyaan yang selalu muncul adalah bagaimana membangun dialog dengan calon pembeli. Distribusi surat promosi berbeda dari jenis iklan lainnya karena menyiratkan tanggapan dari sisi yang berlawanan. Ini mungkin persetujuan untuk pembelian produk, permintaan informasi tambahan, permintaan pertemuan, dan sebagainya. Hal utama adalah mendapatkan tanggapan atas surat-surat Anda. Jika penerima diam, itu berarti informasi yang ditunjukkan dalam surat itu tidak menarik baginya. Dalam hal ini, Anda dapat memeriksa apakah penerima menerima surat Anda, atau setelah beberapa saat menulis surat dengan isi yang berbeda.
Desain surat promosi
Anda telah melihat contoh email promosi di atas. Contoh ini memungkinkan Anda untuk memahami cara membuat teks seperti itu jika Anda belum memiliki pengalaman.
Sebaiknya cetak surat pada kertas berkualitas tinggi dengan pencetakan yang baik. Bahkan lebih baik menggunakan kop surat dengan logo perusahaan untuk ini. Satusalah satu tugas utama Anda adalah menjalin kontak mata pertama dengan penerima. Dalam beberapa detik pertama, pembaca memiliki waktu untuk mendapatkan kesan tentang perusahaan Anda, memilih hal yang paling penting untuk diri mereka sendiri dan tertarik dengan tawaran Anda atau menolaknya. Lalu ada kenalan lebih dekat dengan perusahaan, yang biasanya hanya meningkatkan kesan pertama.
Jika Anda berencana untuk mengirim email promosi, Anda dapat memilih latar belakang yang sederhana dan tidak mengganggu dalam warna netral untuk desainnya. Tergantung pada spesifikasi proposal Anda, ilustrasi dapat dimasukkan ke dalam teks untuk menarik perhatian pembaca.
Aturan menyusun teks surat promosi
Identifikasi manfaat utama dari penawaran Anda - manfaat tersebut dapat disorot dalam teks yang dicetak tebal, judul. Atur berbagai item barang atau jasa dalam paragraf pendek, dalam blok dua atau tiga baris. Perhatikan bahwa paragraf panjang akan dibaca terakhir. Pada saat yang sama, tatapan bergerak tiba-tiba di antara garis untuk mencari momen yang paling menarik.
Untuk mengaktifkan perhatian pembaca pada teks, lebih banyak kata ganti orang harus digunakan. Berkat teknik ini, surat menjadi lebih pribadi. Akan lebih tepat untuk memanggil penerima dengan nama depan dan patronimiknya, terutama jika Anda bertemu dengannya secara pribadi.
Untuk mendorong tindakan dalam sebuah surat, disarankan untuk menggunakan kata kerja dalam present tense. Bandingkan dua opsi: "Hanya minggu ini Anda memiliki kesempatan untuk menggunakanlayanan kami dengan diskon 15%" dan "Anda akan dapat menggunakan layanan dengan diskon 15%". Opsi pertama adalah yang paling disukai.
Tentu saja, surat itu harus ditulis dalam bahasa yang jelas dan kompeten. Itu tidak boleh dibebani dengan istilah dan jargon profesional. Cobalah untuk tidak menulis secara monoton, encerkan teks dengan kata asli yang tidak standar.
Jangan terlalu sering menggunakan imperatif.
Tips bermanfaat
Menurut penelitian, teks pendek dengan paragraf kecil selalu diingat jauh lebih baik. Sebagai aturan, seseorang dapat segera mengingat kalimat lima kata, hanya setengah frasa dengan sepuluh kata yang diingat. Oleh karena itu, blok teks harus dipisahkan secara optimal dari sudut pandang daya ingat informasi.
Sebelum bersiap untuk bekerja, pelajari sebanyak mungkin contoh surat promosi, soroti manfaatnya bagi diri Anda sebagai konsumen dan coba gunakan dalam teks Anda. Surat penjualan yang ditulis dengan baik akan menarik pembeli ke perusahaan Anda dan membuka level baru bagi Anda dan karyawan lainnya. Ingatlah bahwa bukan direktur yang membayar gaji, tetapi konsumen.
