E-mail, karena banyaknya keunggulan dibandingkan surat kertas, telah lama menjadi salah satu jenis komunikasi utama. Namun, seperti banyak inovasi teknologi lainnya, jenis komunikasi ini memiliki aturannya sendiri. Terlepas dari kenyataan bahwa komunikasi melalui surat Internet telah menjadi bagian integral dari banyak bidang kehidupan, sebagian besar pengguna tidak akan dapat menjawab pertanyaan tentang apa saja komponen email.
Struktur email dari sudut pandang pengguna
Pesan email serupa dan sangat berbeda dari surat kertas yang akrab dengan generasi yang lebih tua. Namun terlepas dari layanan emailnya, struktur emailnya selalu sama. Mari daftar komponen email, jelaskan secara singkat masing-masing komponen:
- Field "Ke". Kolom ini berisi alamat penerima. Jika ada beberapa penerima, pisahkan dengan titik koma.
- Bidang "Subjek". Di banyak layanan surat, ini dianggap wajib. Dan akan lebih mudah bagi pengguna untuk menemukan surat itu jika subjek ditunjukkan dengan benar di dalamnya.
- Badan surat. Badan email berisi teks utama.
Komponen email tersembunyi
Kami telah melihat struktur surat yang terlihat. Namun selain elemen yang terlihat dengan mata telanjang, bidang berikut juga dapat dikaitkan dengan komponen email:
- dari siapa (kolom ini terisi otomatis);
- copy (selain penerima utama, salinan surat dikirim ke orang lain);
- blind copy (digunakan jika salinan surat perlu dikirim tanpa memberitahu penerima utama);
- lampiran.
Email komponen dari sudut pandang teknis
Dari sudut pandang teknis, email apa pun juga menyertakan komponen berikut:
- Header, atau, sebagaimana disebut juga, amplop protokol SMTP. Header ini mungkin disertakan atau tidak di badan email. Artinya, situasi mungkin terjadi ketika server email memiliki lebih banyak informasi daripada yang ditunjukkan di badan pesan. Header berisi alamat pengirim, penerima, dan alamat host pengirim.
- Pesan itu sendiri, yang dalam bahasa protokol SMTPdisebut Data. Itu, pada gilirannya, dibagi menjadi:
- header surat - dengan analogi dengan surat kertas, ini berisi data tentang server surat yang dilalui surat itu, dan beberapa informasi lainnya;
- isi surat - teks surat itu sendiri.
Struktur email untuk korespondensi bisnis
Jika selama ini kita berbicara tentang struktur email dari sudut pandang teknis, sekarang mari kita lihat elemen email yang ditulis dengan baik untuk korespondensi bisnis, karena setiap perusahaan yang menghargai diri sendiri berusaha untuk mematuhi dengan standar komunikasi yang diterima secara umum.
Meskipun ada banyak klasifikasi yang berbeda dari pesan elektronik, mereka dibagi menjadi dua kelompok sesuai dengan struktur desain. Kelompok pertama adalah surat komunikasi, mereka digunakan dalam pekerjaan. Yang kedua adalah surat persetujuan: pesan yang meringkas pertemuan, menunjukkan tenggat waktu penyelesaian pekerjaan dan aspek penting lainnya untuk memperjelas tindakan yang diperlukan dari masing-masing pihak.
Mari kita buat daftar komponen dari setiap jenis email secara terpisah.
komunikasi surat
Strukturnya harus mencakup:
- Subjek email. Di bidang ini, yang terbaik adalah menunjukkan dengan tepat apa yang Anda harapkan dari tuan rumah, seperti menyetujui waktu rapat, daftar masalah yang perlu dipertimbangkan, dan sebagainya.
- Salam. Bahkan jika surat itu direncanakan untuk dikirim ke beberapa orang,etika komunikasi bisnis menyiratkan kewajiban menyapa penerima.
- Konten pesan. Teks email yang sebenarnya, yang menjelaskan permintaan sespesifik mungkin.
- Tanda tangan perusahaan. Poin yang banyak dilupakan orang. Templat tanda tangan yang dibuat dengan benar mencakup nama lengkap dan posisi penulis, informasi kontaknya (nomor telepon, tautan ke situs web perusahaan, email, dll.). Tanda tangan dapat bervariasi tergantung pada aturan dan peraturan yang diadopsi oleh organisasi.
- Bidang "Ke" dan "Cc". Mereka terdaftar terakhir karena suatu alasan - dengan mengisinya terakhir, Anda akan mengecualikan kemungkinan mengirim pesan yang belum selesai atau belum diverifikasi.
Surat Perjanjian
Seperti disebutkan di atas, jenis pesan elektronik ini digunakan untuk meringkas hasil pertemuan, menunjukkan rencana aksi untuk masing-masing pihak dan menetapkan tenggat waktu. Surat-surat semacam itu adalah semacam "protokol" rapat dan memungkinkan Anda menyusun informasi dengan mudah. Surat jenis ini dibangun sesuai dengan rencana:
- Salam. Jika jumlah peserta rapat yang diringkas dalam surat itu kecil, Anda dapat membuat daftar semua orang berdasarkan nama atau menggunakan jenis sapaan umum.
- Ulangi tujuan rapat yang hasilnya terangkum dalam surat.
- Daftar masalah yang dibahas selama pertemuan. Untuk setiap masalah, kesepakatan, keputusan dan tenggat waktu untuk implementasi ditunjukkan.
- Daftar masalah yang tidak memerlukan penyelesaian mendesak, tetapi tidak boleh diabaikan.
- Klarifikasi pendapat peserta rapat - apakah semuanya diperhitungkan?
- Tanda tangan template.
