Corporate messenger adalah alat dengan pesan instan, transfer file, obrolan grup, dan fungsi terkait lainnya untuk pekerjaan kantor. Karyawan dari departemen, tempat, dan kota yang berbeda, bergabung dengan grup yang sama, langsung menerima informasi dan memiliki kesempatan untuk mendiskusikannya dengan cepat. Rekaman diskusi dapat diekspor atau dicetak sebagai cadangan konferensi.
Fitur messenger perusahaan
Pesan Instan adalah salah satu alat kolaborasi online pertama. Ini masih berfungsi sebagai dasar bagi banyak layanan kantor saat ini. Hampir setiap alat kolaborasi yang tersedia di pasar menawarkan fitur pesan instan selain fitur yang paling dikenal pengguna: suara, video, atau berbagi layar.
Namun, untuk sebagian besar alat perpesanan instan, layanan ini di-host melalui publikInternet, yang dapat menyebabkan potensi kehilangan atau pencurian data atau informasi sensitif. Karena risiko ini, perusahaan mencari sistem yang dapat di-host di jaringan pribadi mereka sendiri dan memiliki komunikasi yang mereka butuhkan untuk menjalankan bisnis mereka.
Tidak seperti metode komunikasi tradisional seperti email atau panggilan telepon, chat adalah keunggulan dari corporate messenger:
- Ketika sebuah perusahaan sedang bersiap untuk merilis proyek baru, yang elemen-elemennya memerlukan komunikasi yang erat antara departemen dan departemen, ia dapat dengan sempurna mengatasi tugas-tugas tersebut, secara instan memproses semua informasi yang diperlukan.
- Menghilangkan waktu tunda, tidak perlu menunggu saluran telepon yang sibuk menjadi bebas, tidak ada batasan ukuran dan jenis.
- Menawarkan lebih banyak fitur untuk membuat komunikasi lebih cerdas dan nyaman, seperti menggunakan fitur snapshot, menambahkan teks, dan info untuk memperjelas semuanya.
- Tidak seperti mailer atau obrolan publik gratis, messenger perusahaan tidak akan mengizinkan karyawan untuk berbicara dengan teman, keluarga selama jam kerja.
- Semua akun pengguna atau daftar kontak surat perusahaan akan dikendalikan oleh departemen TI. Segala sesuatu yang terjadi melalui messenger akan direkam di server perusahaan. Ini memastikan jaringan pesan instan yang aman dan rahasia di dalam kantor.
4 Alasan Memilih Komunikasi Perusahaan
Komunikasi kantor dalam lingkungan bisnis saat ini menjadi semakin penting untuk meningkatkan efisiensi produksi. Messenger gratis seperti Yahoo, MSN atau Skype sangat populer dan membantu orang berkomunikasi. Anda dapat berbicara dengan teman, berbagi foto, membuat video untuk keluarga, dan terlebih lagi, semuanya benar-benar gratis. Tetapi ada beberapa kelemahan messenger gratis yang mungkin memaksa pengguna untuk meninggalkan penggunaannya di lingkungan kantor.
Empat alasan mengapa utusan LAN perusahaan dapat bekerja lebih baik untuk komunikasi kantor sehari-hari:
- Keamanan. Enkripsi pesan terjadi dalam solusi pesan instan perusahaan. Tidak seperti messenger gratis, ini mengenkripsi semua data yang dikirimkan melalui jaringan pesan instan.
- Semuanya terkendali. Ini dikonfigurasi dan diluncurkan di dalam perusahaan, departemen TI memiliki kendali penuh atas semua komunikasi. Sistem ini menawarkan banyak fitur yang berguna untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
- Meningkatkan efisiensi kerja. Anda dapat mengatur status kehadiran Anda, mengirim pesan ke grup, membagikan tangkapan layar, menerima peringatan ketika ada pesan masuk baru. Pesan terkirim tidak akan menampilkan kontennya kecuali penerima masuk dengan kata sandi komunikasi korporat mereka.
- Dukungan teknis yang andal. Utusan perusahaan untuk jaringan lokal tidak memiliki masalah kegagalan yang tidak dapat diselesaikan, karena produsen perangkat lunak menawarkan dukungan cepat dan bantuan pemecahan masalahmasalah.
Secara umum, messenger aman dan stabil untuk komunikasi bisnis. Oleh karena itu, pengguna dapat dengan mudah memilih yang tepat untuk menggantikan email, panggilan telepon, dan messenger gratis untuk kantor.
Peralatan yang diperlukan untuk layanan SMS
Beberapa pertanyaan paling umum untuk pengguna atau pelanggan yang membutuhkan email perusahaan: messenger perusahaan mana yang harus dipilih dan tugas yang dapat dilakukan, atau apa perbedaan antara layanan Exchange tradisional dan Office 365? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini cukup sederhana dan tergantung pada kebutuhan. Sebuah kantor kecil mungkin tidak akan memiliki kebutuhan komunikasi yang sama dengan perusahaan besar atau operator telekomunikasi yang ingin menyediakan layanan email kepada pelanggan mereka.
Paket Pesan Perusahaan yang Diperlukan:
- Penginangan data. Saat ini, kemampuan untuk menjamin lokasi data mereka menjadi elemen penting bagi perusahaan Eropa. Hal ini dilakukan untuk memastikan penggunaan data yang bertanggung jawab dan memantau aturan seputar keamanan utusan perusahaan dan tugas pengguna saat ini.
- Ketersediaan layanan. Elemen lain yang perlu dipertimbangkan adalah jaminan ketersediaan layanan yang ditawarkan oleh penyedia.
- Dukungan teknis. Anda perlu memastikan bahwa penyedia melakukan layanan pelanggan yang dipersonalisasi. Banyak perusahaan menawarkan solusi untuk komunikasi elektronik dankeamanan, tetapi tidak semuanya menjamin pemantauan dan skalabilitas individu sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
7 tren perkembangan utama untuk 2018
Seiring dengan komputerisasi yang terus berkembang, interaksi dengan mitra dan pelanggan menjadi faktor yang semakin penting bagi perusahaan. Sementara memberikan kontribusi besar bagi keberhasilan perusahaan-perusahaan ini, prosedur komunikasi harus menjadi lebih efisien. Penyedia pesan global telah mengidentifikasi tujuh tren yang dampaknya akan sangat penting tahun ini untuk messenger perusahaan (tanggapan dan deskripsi):
- Tempat kerja masa depan. Kantor modern perlahan bergerak menuju cloud. Untuk memenuhi permintaan kolaborasi dan mobilitas yang terus meningkat, banyak perusahaan beralih ke solusi cloud seperti Microsoft Office 365.
- Perusahaan terkait. Di masa depan, keberhasilan suatu masyarakat akan sangat bergantung pada kemampuannya untuk meninggalkan metode yang sudah ketinggalan zaman. Pengembangan ekosistem intragroup akan berkembang. Perusahaan lebih memilih untuk terus berinteraksi dengan mitra dan pelanggan mereka, bertukar informasi di berbagai platform dan membuat keputusan bersama. Dengan menggunakan layanan pesan perusahaan, perusahaan dapat meningkatkan prosedur komunikasi mereka secara signifikan.
- Industry 4.0 dan Internet (IoT) kini menjadi bagian integral dari rantai pasokan bisnis untuk messenger korporat terbaik. Pada tahun 2020, sekitar 25 miliar perangkat akan terhubung melalui Internet. Untuk menyediakanuntuk interaksi yang andal dan otomatis satu sama lain, berbagai standar harus dihubungkan dengan aman secara internasional.
- Memperkuat persyaratan keamanan. Saat perangkat IoT menjadi lebih saling terhubung, potensi serangan berbahaya meningkat. Akibatnya, perangkat jaringan harus dapat mengidentifikasi diri mereka sendiri dan berkomunikasi dengan aman satu sama lain.
- Akselerasi dan inovasi. Selama transisi digital, perusahaan harus memenuhi harapan pelanggan untuk tetap selangkah lebih maju dari persaingan. Solusi komunikasi cloud yang inovatif berintegrasi mulus dengan infrastruktur TI yang ada dan mudah beradaptasi dengan kebutuhan baru yang muncul.
- Komunikasi multisaluran. Dengan meningkatnya mobilitas, waktu, tempat, dan cara konsumen membeli suatu produk menjadi bervariasi. Agar tidak ketinggalan “momen ajaib” ketika pelanggan benar-benar memutuskan untuk membeli suatu produk, perusahaan harus dapat terjun ke dalam proses di setiap tahap proses seleksi, menargetkan pelanggan mereka dengan penawaran relevan yang tersedia di mana saja dan kapan saja.
- IP Lengkap. Di tahun-tahun mendatang, banyak penyedia layanan telekomunikasi di Eropa akan beralih ke sistem transmisi data berbasis IP sepenuhnya, pengembangan jenis messenger perusahaan ini hampir selesai. Oleh karena itu, perusahaan harus secara bertahap mengatasi tantangan yang terkait dengan migrasi ini.
Lima sistem pesan perusahaan
Pertimbangkan sistem pesan instan yangdimaksudkan untuk digunakan dalam jaringan perusahaan pribadi. Sistem ini cenderung berbasis client-server, memiliki set fitur yang berbeda dan dinilai sebagai "semua dalam satu" oleh klien. Lima aplikasi:
- BigAnt adalah sistem pesan instan dasar dengan beberapa fitur tambahan. Terlepas dari fungsi obrolan utama, ia juga menawarkan obrolan offline, obrolan grup, obrolan suara dan video. Akun dapat dikonfigurasi secara manual atau diimpor dari Active Directory untuk kemudahan pengaturan. Standar BigAnt berharga $299 untuk server dan $15,90 untuk setiap lisensi klien.
- Messenger untuk jaringan perusahaan Bopup. Ini memiliki fitur yang sama dengan BigAnt tetapi berfokus pada suara dan video. Itu mampu menautkan ke buletin, impor Direktori Aktif, transfer dan distribusi file, dan mengklaim bahwa perangkat lunak klien bekerja dengan baik dengan lingkungan Citrix dan Terminal Server. Sekali lagi, apakah pengarsipan pesan tersedia untuk semua tujuan pengaturan. Biaya Bopup $190 (RUB 12.900) untuk server dan $12.90 (RUB 12.900) untuk setiap koneksi bersamaan, dengan harga klien dikurangi dalam jumlah tertentu.
- DBabble adalah salah satu set fitur perangkat lunak terkecil dalam daftar ini, dan juga disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Administrator sistem dapat mengubah hampir setiap bagian teks di web atau klien Windows dan menyisipkan gambar di tempat tertentu, seperti logo dan bahkan iklan. DBabble memiliki kemampuanbuat grup untuk dukungan TI, di mana pengguna secara acak ditugaskan ke orang dukungan yang tersedia untuk komunikasi satu lawan satu. Harga untuk setiap server adalah $485 (33 ribu rubel).
- Openfire, bersama dengan klien Spark-nya, adalah satu-satunya sistem sumber terbuka dan gratis dalam daftar ini. Ini juga memiliki serangkaian kecil fitur inti - hanya obrolan teks, tetapi ada banyak plugin untuk memperluas fungsionalitas, termasuk suara dan video. Openfire adalah satu-satunya perangkat lunak server dalam daftar ini yang tidak berjalan sebagai layanan sistem di Windows, harus dijalankan sebagai aplikasi.
- Winpopup LAN Messenger adalah satu-satunya pilihan dalam daftar ini di mana perangkat lunak server bersifat opsional. Karena kesederhanaan ini, ia tidak memiliki set fitur yang diperluas. Ini terbatas pada obrolan grup dan individu. Menggunakan Winpopup LAN Messenger gratis untuk tiga pengguna dan kemudian dikenakan biaya $14,95 (1000 RUB).
Jaringan Jabber Terdesentralisasi
Corporate messenger Jabber adalah sistem pesan instan lainnya. Jaringan Jabber/XMPP terdesentralisasi, yang berarti tidak ada penyedia server tunggal untuk itu. Siapapun dapat menginstal server Jabber menggunakan perangkat lunak gratis. Semua server ini berkomunikasi satu sama lain menggunakan standar XMPP. Jabber menjadi bentuk asli dari protokol komunikasi yang sekarang disebut XMPP, Extensible Messaging and Presence Protocol. Itu ditemukan oleh Jeremy Miller pada akhir 1990-an ketika itutentang komunikasi real-time dalam format "Kontak saya sedang online sekarang" dan pemeliharaan daftar kontak sisi server.
Istilah "extensible" menyiratkan bahwa ada banyak ekstensi resmi untuk XMPP yang disebut XMPP Extension Protocols (XEPs). Beberapa extension inilah yang menjadi alasan mengapa Jabber diminati lagi. Mereka menambahkan fitur baru untuk mengubah XMPP menjadi sistem pesan yang lebih modern. Fitur-fitur ini telah diimplementasikan di XMPP dengan petunjuk sebagai berikut:
- Message Carbons (XEP-0280) memungkinkan server mengirim SMS ke semua perangkat di akun.
- Pengelolaan arsip SMS adalah basis data tempat semua pesan disimpan sehingga perangkat offline dapat datang dan mengumpulkannya nanti.
- Kontrol aliran melanjutkan sesi untuk perangkat setelah kegagalan internet.
- Indikasi status klien memberi tahu server apakah pengguna secara aktif menggunakan aplikasi atau berjalan di latar belakang. Untuk menghemat masa pakai baterai, server tidak akan mengirimkan informasi yang tidak perlu ke perangkat.
- Push Notifications (XEP-0357) memungkinkan server XMPP membangunkan perangkat seluler untuk memaksa mereka membaca pesan baru.
Obrolan Langsung
Messenger adalah utusan obrolan perusahaan lintas platform, berkemampuan seluler yang menanggung semua risiko penggunaan pesan instan ditempat kerja. Fitur Program:
- Pesan instan yang aman dengan otentikasi pengguna Micro Focus eDirectory TM dan enkripsi pesan SSL.
- Daftar kontak yang menampilkan informasi pengguna berdasarkan info yang tersedia di eDirectory Micro Focus.
- Aplikasi yang sepenuhnya aman untuk perangkat seluler iOS dan Android.
- Mendukung platform Windows, OS X dan Linux.
- Indikator kehadiran pengguna ditampilkan saat pengguna online, sibuk, tidak aktif, atau memiliki status pengguna di GroupWise dan Micro Focus Vibe.
- Kunci indikator keberadaan.
- Percakapan multi-pengguna.
- Arsip untuk pencarian perusahaan.
- Siaran.
- Kisah pribadi.
- Obrolan.
aplikasi layanan Slack
Sejak diperkenalkannya utusan perusahaan populer Slack, aplikasi perpesanan bisnis dengan cepat menjadi alat bantu untuk komunikasi harian di semua grup yang menyatukan podcast di seluruh perusahaan. Bahkan, ini adalah salah satu tempat di mana Anda dapat berkomunikasi dengan rekan kerja, baik secara real time maupun asynchronous. Kolaborasi dapat dilakukan secara individu, hanya diundang, atau siapa pun dalam organisasi yang memutuskan untuk bergabung. Jika digunakan dengan bijak, layanan ini dapat meningkatkan produktivitas, meningkatkan kerja tim, dan bahkan membantu membangun budaya perusahaan. Slack terintegrasi dengan lusinan alat lain, jadi inidapat digunakan oleh pengembang pihak ketiga. Jika ini tidak cukup, Anda dapat menggunakan aplikasi lain.
Aplikasi multifungsi - utusan perusahaan yang aman Glip oleh RingCentral. Ini menawarkan beberapa alat yang tidak dimiliki Slack. Misalnya, Glip memiliki penulisan bersama dokumen, kalender tim, dan alat manajemen tugas. Glip juga memiliki alat markup gambar dan PDF bawaan, yang merupakan bonus nyata bagi tim yang sering mendiskusikan materi visual. Jika tim sudah menggunakan RingCentral Office VoIP seharga $7,99 di RingCentral, tidak ada biaya tambahan untuk Glip.
WhatsApp untuk usaha kecil
WhatsApp telah merilis aplikasi khusus utusan perusahaan Rusia yang populer untuk digunakan oleh usaha kecil untuk berkomunikasi dengan pelanggan. WhatsApp Business menambahkan fitur utama dalam bentuk profil bisnis, untuk email, situs belanja, alat pesan pintar seperti salam, dan banyak lagi. Bagi yang menggunakan nomor bisnis dan WhatsApp pribadi, Business dan Messenger diinstal pada perangkat yang sama, sementara dapat didaftarkan dengan nomor yang berbeda.
Business juga kompatibel dengan klien browser web. Fitur Program:
- Fungsi balasan cepat dengan gambar.
- Sesi WhatsApp perusahaan yang telah memverifikasi nomor telepon akun mereka sesuai dengan bisnis mereka dan beroperasi, langsung setelah menerima lencana konfirmasi diprofil.
- Ini gratis dan tersedia untuk semua OS, termasuk pengguna Android.
WhatsApp Business saat ini digunakan di Rusia, Uni Eropa, Meksiko, Inggris Raya, dan AS, dengan peluncuran global ke seluruh dunia di masa mendatang.
Migrasi Linux: Kolaborasi Perusahaan
Corporate messenger Linux melengkapi seri ulasan tentang kolaborasi dan komunikasi perusahaan. Sebagian besar organisasi bergantung pada teknologi Microsoft (Exchange, Office, dll.), jadi menggunakan Linux di lingkungan ini bisa menjadi sedikit rumit tergantung pada tingkat tantangan manajemen.
Jika perusahaan telah memilih lingkungan komunikasi Office 365 dan layanan terkait, dan para profesional sering kali perlu mengadakan rapat dan panggilan, maka menggunakan Linux sebagai OS desktop utama mungkin hanya dapat dilakukan bersama dengan mesin virtual Windows yang memiliki aplikasi perpesanan. Mereka menempatkan pesan instan, SMS, forum pribadi, panggilan video, dan terkadang bahkan berbagi layar ke dalam satu aplikasi kolaborasi khusus. Jika perusahaan juga menggunakan beberapa teknologi rapat lainnya, maka Linux dapat digunakan sebagai OS desktop utama.
Pemimpin bisnis harus mengevaluasi pilihan mereka berdasarkan kebutuhan spesifik dan membuat keputusan yang tepat untuk OS apa pun, baik Windows, OS X, atau Linux.
