Sebagian besar pengguna biasa bekerja dengan email langsung di situs. Fungsionalitas yang disediakan cukup untuk membuat dan menerima email. Tetapi bagaimana jika Anda perlu mengirim surat yang sama ke banyak orang, Anda perlu mengirim pesan tertentu pada waktu tertentu, terus mengirim surat tanpa partisipasi seseorang saat dia berjemur di pantai untuk berlibur? Dalam kasus seperti itu, semua jenis program dan layanan untuk pengiriman otomatis datang untuk menyelamatkan. Mereka berbeda dalam fungsionalitas, berbayar / gratis, fitur kerja dan banyak faktor lainnya, tetapi yang menyatukan mereka adalah bahwa mereka tidak memerlukan kehadiran seseorang yang konstan untuk bekerja. Email dapat dikirim 24 jam sehari dengan interval yang dapat disesuaikan.
Mengapa kita membutuhkan buletin?
Pendapat bahwa website adalah alat pemasaran utama dan paling efektif jauh dari kebenaran. Sebagian besar pembeli suatu produk atau jasa pada satumengunjungi halaman web belum siap untuk membuat keputusan pembelian. Alasannya mungkin berbeda, dan yang terakhir adalah kelupaan yang dangkal. Pelanggan tidak ingat pernah melihat sesuatu yang menarik perhatian mereka. Beberapa calon pembeli harus berulang kali diingatkan tentang diri mereka sendiri hingga akhirnya mereka melakukan pembelian. Dan email otomatis yang dikirim berfungsi sebagai pengingat.
Kemungkinan klien dan layanan email
Ada banyak program dan layanan untuk surat menyurat otomatis, baik yang berbayar maupun yang gratis. Fungsionalitasnya tidak terbatas pada pengiriman surat tanpa campur tangan manusia, kemampuannya jauh lebih luas:
- Sebelum pengiriman massal, efektivitas surat dapat diuji pada sekelompok pengguna tertentu dengan mempelajari statistik pengiriman dan pengiriman surat-surat ini, aktivitas pelanggan setelah menerimanya.
- Layanan memungkinkan Anda memperbarui daftar pelanggan secara teratur dengan memproses pesan layanan tentang kesalahan pengiriman. Dengan demikian, sumber daya sistem tidak terbuang sia-sia untuk pengiriman surat yang tidak berguna ke alamat yang sudah tidak ada lagi.
- Data statistik klik tautan dalam email akan membantu mengevaluasi efektivitas kampanye iklan.
- Teknologi bawaan untuk menentukan lokasi pelanggan memungkinkan Anda memilih surat untuk pengiriman berdasarkan geografi.
- Dasar untuk mengirim surat dapat diisi ulang dengan berbagai cara otomatis, misalnya dengan memindaisitus di web.
Balasan otomatis untuk surat juga dikonfigurasi. Ini akan berguna, misalnya, saat pergi. Orang yang menulisnya dapat diberitahu bahwa surat itu telah diterima, tetapi jawabannya akan kembali setelah beberapa waktu. Jika ada perubahan alamat email, maka sangat mudah untuk menerima email yang dikirim ke alamat lama - cukup atur penerusan. Tetapi bagaimana memberi tahu semua orang yang menulis bahwa alamat lama tidak lagi relevan, dan lain kali lebih baik menulis langsung ke yang lain? Dan penulisan otomatis akan membantu dalam hal ini.
Program seperti itu biasanya memiliki templat surat biasa yang dapat dengan mudah dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan Anda. Berkat semua ini, pengiriman otomatis memungkinkan Anda untuk mempromosikan barang dan jasa dengan sedikit waktu dan uang yang dihabiskan untuk iklan, pemrosesan, dan analisis korespondensi.
Kirim apa?
Surat yang paling populer adalah salam (misalnya, setelah mendaftar di sumber) dan ucapan terima kasih (misalnya, untuk pesanan yang sempurna atau kerjasama jangka panjang dengan perusahaan).
Salam adalah surat yang paling banyak dibaca. Orang-orang terbiasa melihatnya, kebanyakan dari mereka membukanya untuk mencari informasi yang berguna atau menarik.
Surat ucapan terima kasih dapat berisi informasi tentang pesanan, cara pengiriman, berbagai promosi dan diskon untuk pelanggan tetap. Semua ini menarik orang, dan surat-surat seperti itu, sebagai suatu peraturan, juga dibaca atau setidaknya dilihat dengan santai.
Tulisan otomatis bisamenawarkan produk yang berkaitan dengan produk yang telah dibeli seseorang, atau yang diminatinya. Surat akan memungkinkan Anda untuk memberi selamat, misalnya, selamat ulang tahun, membuat penawaran menguntungkan individu.
Untuk menangani masalah pelanggan yang kompleks, tentu saja, spesialis sudah diperlukan. Tetapi masalah yang lebih sederhana, berkat surat otomatis, dapat diselesaikan sepanjang waktu dan setiap hari saat pengguna membutuhkannya.
Di antara berbagai program dan layanan, program Microsoft Outlook sangat terkenal, sehingga metode pembuatan milis, balasan otomatis, dan meneruskan surat tertentu ke alamat lain akan dipertimbangkan menggunakan contohnya.
Nawala
Untuk mengirim surat ke sekelompok besar orang, tidak perlu menambahkan mereka secara manual ke milis setiap kali. Untuk melakukan ini, Anda dapat membuat milis. Pada tab "utama" dalam program, Anda harus memilih item "buat grup kontak", lalu tentukan nama untuk grup ini dan tambahkan anggota ke dalamnya. Daftar peserta dan nama grup, jika perlu, diedit atau dihapus seluruhnya. Kontak yang sama dapat dimasukkan ke dalam sejumlah besar grup pengguna yang pengiriman surat otomatisnya akan dilakukan. Ini menghemat banyak waktu.
Penulisan otomatis: bagaimana melakukannya
Kadang-kadang perlu mengirim surat otomatis pada waktu yang ditentukan secara ketat, dan tanpa kehadiran pengirim sendiri di depan komputer. Pengiriman email otomatis di Outlook memungkinkan Anda melakukan hal itu. Anda harus menulis surat biasalampirkan file yang Anda inginkan, tentukan penerima atau milis, lalu buka bagian menu "opsi". Lebih lanjut di bagian ini, item "tunda pengiriman" dipilih, dan kemudian - "jangan kirim sampai". Kemudian semua parameter yang diperlukan dikonfigurasi, termasuk tanggal dan waktu surat dikirim, ada tidaknya pemberitahuan pengiriman dan baca, dll.
Setelah menentukan semua data yang diperlukan, kirim email. Itu akan disimpan di folder surat terkirim, tetapi sebenarnya akan sampai ke penerima hanya pada hari dan jam yang ditentukan. Penting bahwa saat ini komputer dihidupkan, program sedang berjalan di dalamnya, dan ada juga koneksi Internet. Jika kondisi ini tidak dibuat pada saat yang tepat, maka pengiriman surat secara otomatis akan terjadi pada saat akhirnya terpenuhi. Ini sangat tidak nyaman, tapi tidak ada yang bisa Anda lakukan.
Meneruskan email Outlook secara otomatis
Ada dua cara untuk mengirim surat dari penerima pertama ke orang lain - meneruskan dan mengarahkan. Surat yang diteruskan dibedakan dengan adanya singkatan FW di subjek, dan penerima melihat dari alamat mana surat itu awalnya dikirim, dan dari mana surat itu diteruskan kepadanya. Pengalihan tidak terlihat oleh penerima, ia melihat surat itu dikirim oleh pengirim pertama.
Kontrol Penerusan
Anda dapat mengatur penerusan semua pesan, atau membuat aturan yang mengatur apa dan kapan harus diteruskan. Dalam hal ini, pesan yang diteruskan disimpan dalam folder"Kotak Masuk". Program menganalisis surat yang dikirim, dan jika memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam aturan, maka ia melakukan tindakan yang ditentukan oleh aturan ini. Ini tidak hanya dapat meneruskan surat secara otomatis atau menanggapinya, tetapi juga memindahkannya ke folder tertentu, yaitu menyortir, menghapus, dll.
Untuk membuat aturan untuk memproses korespondensi yang masuk, Anda harus memilih item "aturan" di tab utama program. Selanjutnya, di menu "kelola aturan dan peringatan", algoritme untuk memproses surat yang diterima sudah dikonfigurasi secara langsung.
Forward Deny
Beberapa email tidak dapat diteruskan - ini terjadi ketika pengirim telah menempatkan perlindungan pada email yang mereka kirim, mencegah penerima membagikan informasi ini dengan orang lain. Pembatasan seperti itu hanya dihapus oleh pengirim, penerima tidak akan dapat melakukan ini dengan cara apa pun.
Juga di perusahaan, administrator sistem dapat menetapkan aturan mereka sendiri yang membatasi atau melarang penerusan surat secara lengkap di luar jaringan perusahaan, dan terkadang bahkan di dalamnya. Hal ini dilakukan untuk melindungi informasi perusahaan.
Balasan otomatis
Jika penerima tidak hadir karena perjalanan bisnis, liburan, sakit, atau karena alasan lain, balasan otomatis untuk surat dapat diatur. Jika surat tersebut berada di layanan surat perusahaan, maka Anda juga dapat membuat tanggapan yang berbeda untuk surat yang datang dari karyawan lain perusahaan, dan yang diterima dari luar.
Untuk mengaktifkan fungsi ini, di menu program di bagian "file", pilih item "balasan otomatis", di mana Anda harus memilih "kirim balasan otomatis". Di bagian ini, teks surat-surat ditulis, dan periode di mana jawaban-jawaban ini akan dikirim ditunjukkan. Jika pengguna online sebelum akhir periode ini, ia akan diminta untuk menonaktifkan fitur tersebut.
Selama masa berlaku balasan otomatis, Anda dapat mengatur aturan pemrosesan email, misalnya, untuk meneruskannya ke karyawan lain di perusahaan yang dapat menyelesaikan masalah yang muncul, dll.
Bantuan terperinci tersedia dalam program, serta tip alat untuk membantu menghindari kesalahan umum saat bekerja dengannya.
