Kebanyakan perusahaan modern tetap berhubungan dengan pelanggan melalui penggunaan Internet: email, jejaring sosial, dan pesan instan. Ini sangat memudahkan proses menghubungi publik, tetapi juga menyebabkan beberapa masalah dengan keamanan dan kepercayaan. Penipu dapat menggunakan nama organisasi untuk menipu pengguna. Oleh karena itu, akun perusahaan harus terlihat unik dan mengkonfirmasi keabsahan. Untuk ini, alamat email perusahaan dengan domain perusahaan digunakan. Mereka memungkinkan tidak hanya untuk mengkonfirmasi bahwa saluran komunikasi ini mengarah langsung ke organisasi, tetapi juga menekankan keseriusan dan keterwakilannya.
Surat perusahaan: definisi dan pembuatan
Jika Anda berpikir tentang cara membuat email perusahaan, akan berguna untuk terlebih dahulu memahami apa itu dan bagaimana Anda dapat memecahkan masalah.
Surat perusahaan adalah sistem alamat surat elektronik, yang dikelola oleh administrasi perusahaan,memiliki domain terpisah di alamat setelah tanda @ dan memiliki sumber daya khusus tertentu untuk melakukan bisnis: kalender bersama, penyimpanan cloud, surat otomatis. Email tersebut menyediakan opsi lain, seperti mengelola akun karyawan, membuatnya, dan menggunakan alamat kotak surat yang pendek dan sederhana.
Banyak hoster menawarkan layanan surat korporat mereka sendiri kepada klien mereka. Anda juga dapat membuat server email dengan membeli perangkat keras khusus atau menghostingnya di server cloud. Tapi mungkin cara termudah dan paling murah adalah menggunakan layanan layanan email besar dari Google atau Yandex.
Pendaftaran domain
Hal pertama yang harus dipikirkan setelah pertanyaan "cara membuat email perusahaan dengan domain Anda sendiri" adalah membuat domain Anda sendiri. Anda dapat melakukannya dengan registrar atau hoster khusus yang menyewakan nama domain. Untuk melakukan ini, Anda harus memilih di zona mana domain Anda akan berada. Sekarang ada banyak dari mereka: dari nasional (.ru,.ua,.de) dan teritorial (.su,.eu) hingga yang terkait dengan pekerjaan dan minat (.online,.run,.website,.club,.game,.pekerjaan). Ada lebih dari 1.000 zona yang berbeda, dan harga sewa dapat bervariasi dari 100 hingga ratusan ribu rubel, tergantung pada eksklusivitas dan kelangkaan zona tersebut.
Selain itu, jika nama domain yang diinginkan sudah diambil, Anda dapat mencoba membelinya, tetapi kemudian harga masalah akan setidaknya beberapa puluh ribu rubel. Tapi ada baiknya jika Anda juga berencana untuk membuat atau mentransfer situs di bawah inidomain.
Setelah Anda berhasil membuat domain email perusahaan, Anda dapat memikirkan tentang pekerjaan server email.
Mesin server email dengan domain Anda
Untuk mulai membuat email, Anda perlu memahami setidaknya dasar-dasar server email.
Sebuah server email diperlukan untuk mengirim dan menerima email. Ini menggunakan pengaturan domain tertentu untuk membuat sambungan dengan server penerima. Pengaturan ini disebut data MX dan memberikan informasi ke program server mana yang menerima email masuk untuk domain tertentu. Untuk menerima pesan, server juga menghubungi domain pengirim dan mem-parsing data dari catatan SPF yang menunjukkan server mana yang dapat menggunakan domain untuk mengirim pesan. Domain juga diverifikasi dengan adanya kunci DKIM yang mengonfirmasi keamanan sumber.
Jadi domain Anda harus memiliki nilai MX dan SPF yang benar dalam DNS agar dapat bekerja dengan server email. Ada sejumlah besar server email, tetapi yang paling mudah diakses, andal, dan aman pada saat yang sama adalah yang paling populer - ini adalah layanan Google dan Yandex. Keuntungan mereka adalah dalam hosting gratis (secara permanen untuk Yandex dan 2 minggu untuk Google) dari server email untuk domain, dukungan profesional dan tepat waktu, dukungan konstan dalam bekerja dengan email.
Bagaimana cara membuat surat perusahaan di Google?
Mulai gunakan surat perusahaandari Google dimungkinkan setelah mendaftar di layanan khusus untuk bisnis - G Suite. Untuk melakukannya, buka halaman layanan dan tentukan data berikut:
- Nama Perusahaan.
- Jumlah karyawan.
- Nama domain (jika tidak tersedia, Anda dapat mendaftar langsung dari halaman layanan).
- Nomor telepon.
- Alamat surat yang Anda periksa secara teratur.
Setelah mendaftar, pengguna mendapat kesempatan untuk mengkonfigurasi surat perusahaan lebih lanjut.
Tapi pertama-tama, Anda perlu mengonfirmasi kepemilikan domain. Lebih mudah bahwa Google menentukan registrar dan membuat rekomendasi tentang pengaturan DNS dengannya untuk konfirmasi. Ini dapat dilakukan dengan 4 cara:
- Via TXT record.
- Melalui CNAME.
- Via MX record.
- Melalui kode HTML di situs (jika ada).
Metode pertama melibatkan penambahan data kontrol TXT di setelan DNS domain, yang akan disediakan oleh G Suite. Metode kedua dan ketiga berbeda dari yang pertama hanya dalam jenis catatan. Dan yang keempat hanya dapat dilakukan jika Anda memiliki situs web: Anda perlu membuat halaman dengan nama tertentu (ditetapkan oleh layanan) dan menambahkan kode verifikasi yang ditentukan ke dalamnya.
Setelah konfirmasi, pengaturan email perusahaan tersedia.
Setelan dan fitur email Google
Google menyediakan banyak setelan dan fitur lanjutan yang berbeda untuk disesuaikan, semuanya berbayar. Mohon diperhatikan:
- Pertama, untukUntuk keamanan yang ditingkatkan, Anda dapat mengaktifkan fitur seperti sistem masuk tunggal. Ini memungkinkan Anda untuk mengotorisasi karyawan di akun email menggunakan halaman web untuk masuk secara khusus kepada orang-orang ini. Atau, misalnya, manajemen kata sandi, yang memungkinkan Anda memulihkan kata sandi karyawan yang hilang atau diubah. Serta mengelola Google API, yang memungkinkan untuk menonaktifkan layanan pihak ketiga dari kotak surat dan drive.
- Kedua, Anda dapat menambahkan pengguna ke sistem email. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengklik ikon "+" di panel yang sesuai dan memasukkan informasi tentang karyawan, menunjukkan alamat surat baru di sistem Anda dan mengatur kata sandi asli. Dengan menggunakan data ini, dia akan dapat masuk ke akun perusahaannya.
- Ketiga, Anda dapat membuat alias untuk alamat email jika perlu. Yaitu alamat kedua, surat yang akan diteruskan ke alamat aslinya.
- Keempat, ada opsi untuk mengatur grup dan surat massal agar karyawan dapat berkomunikasi.
Selain akun email, semua karyawan akan menerima setidaknya 30 GB ruang disk, kalender yang disinkronkan, akun Google+, dan akses ke semua layanan Google.
Bagaimana cara membuat surat perusahaan di Yandex?
Untuk melakukannya, Anda perlu melakukan langkah yang hampir sama dengan layanan Google. Anda perlu mendaftarkan domain di Yandex. Mail, konfirmasikan bahwa itu milik Anda (melalui kode html dan melalui pengaturan MX) dan lanjutkan dengan pengaturan.
Ada sedikit perbedaan -"Yandex" menawarkan pengguna untuk mendelegasikan domainnya di bawah kendali raksasa pencarian untuk menghindari pengaturan DNS manual. Ini dapat dilakukan melalui situs web registrar, mengikuti instruksi terperinci dari Yandex.
Setelah melakukan semua ini, Anda dapat mulai mempelajari semua kemungkinan email gratis untuk domain dari Yandex.
Pengaturan dan opsi untuk surat Yandex
Hal pertama yang akan ditawarkan Yandex untuk dilakukan adalah menambahkan data DKIM untuk domain Anda sehingga email lebih berhasil diperiksa untuk spam.
Membuat akun untuk karyawan juga mudah di sini: cukup masukkan nama, alamat, dan kata sandi awal. Informasi ini akan membantu Anda masuk ke akun Anda. Administrasi akun memungkinkan Anda untuk mengubah data pribadi, mengubah kata sandi dan status pengguna di sistem perusahaan.
"Yandex" memungkinkan Anda membuat hingga 1000 alamat surat, pemiliknya menggunakan ruang disk dan layanan lain sebagai pengguna biasa. Dan administrator dapat membuat surat dan obrolan massal, alias alamat, dan sistem masuk tunggal.
Hasil
Mengambil langkah penting dalam memutuskan untuk membuat surat korporat dalam perjalanan membangun tim yang representatif dan solid yang diakui dan ingin berbisnis dengan adalah apa yang harus diupayakan untuk dicapai oleh setiap perusahaan yang bercita-cita tinggi. Dan itu tidak memerlukan investasi besar: menggunakan hosting surat dari dua perusahaan terbesar di bidang Internetteknologi, Anda dapat mengatur sistem surat perusahaan Anda sendiri. Selain itu, jika pembatasan "Yandex" gratis telah menjadi nyata bagi perusahaan, maka ada kemungkinan integrasi tanpa rasa sakit dengan layanan berbayar G Suite, di mana kekurangan ini dihapus.
